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ホーム お知らせ＆ブログ 花き⽣産組合について 品種⼀覧 アクセス サイトマップ 組合員専用情報 お知らせ＆ブログ 2023年04月20日 ブログ 情報の共有化とペーパーレス化の取り組み 　いつも当ブログをご覧いただき、ありがとうございます。 　今週はTachyが担当いたします。   　一昨日と昨日は穏やかな日でしたが、日曜日・月曜日の北海道は各地で雪に見舞われました。 　広域連事務所付近では車に薄く雪が載る程度だったものの、道北のある地域ではこの時期には珍しく３０cmもの積雪が。気温が上がっているため雪が重く、除雪に苦労したことと思われます。   　さて、話は全く変わりますが、広域連では毎年印刷物に関係する経費が結構な金額発生しています。 　今般あらゆる物資代・諸経費が高騰していることもあって、施設費の削減が喫緊の課題となっている中、昨年から『どうやったら印刷物を減らせるか』について考えることに。 　考えていくと、『今まで漫然と続けていたが、必ずしも紙に印刷する必要がないもの』が意外とあることに気づきました。 　特にデジタル端末による情報の共有ができていなかったことで、ほとんどの回覧・報告事項が紙媒体またはメールで行われており、また会議の際も大量の印刷物を用意する必要がありました。 　そこで昨年から、まずは情報の共有化を図るために個人のPCをサーバー的に使って共有のフォルダを設置し、皆に知ってもらいたい情報を含むデータを格納するようにしました（サーバーを介した情報共有は多くの職場において当たり前のことですので、取り組みが遅すぎるのが非常にお恥ずかしいのですが…）。日々の生産現場の巡回結果もここで報告されています。それから、以前は市場別売立表を毎回印刷して全担当者へ配布していましたが、データで共有することで印刷物を大きく削減することができています。 　また、今年からはGoogleカレンダー活用してスケジュール管理を行い、会議資料や顛末等はここに添付することにし、紙での回覧や決裁を最小限に抑えるようにしました。 　このほか、昨年から男性職員に１台ずつタブレット型PC（Chromebook）を持ってもらい、集出荷作業の効率化に向けた取り組みもしています。ご存じの方もいらっしゃるかと思いますが、広域連では時間等の制約上、集荷数量が確定する前に分荷する形をとっており、担当者は常に最終的な数量の予測をしながら市場分荷を行っています。この負担を少しでも軽減するため、出荷の際に生産者が提出する出荷伝票の記載内容をあらかじめデータ化し（全て手打ちなので、デジタルとはいえアナログ的ではありますが）、この情報をタブレットPCで共有することで当日の数量把握の一助としています。 　簡素ですがこのような感じです。   　また、分荷終了後はデータと現物との突合作業があり、以前はこれを全て紙ベースでおこなっていましたが、検算や相違があった際の内容確認に時間を要し荷物の積み込みに影響を与えることがしばしばあったため、タブレットPCを使った方法に変更することにしました（下画像参照）。これでかなりスピードアップが可能に。また検算の精度も上がりました。     　というわけで、今私の机の上はこのような感じとなっています。 　向かいに見えるS課長も一生懸命仕事していますね。   　少し長くなりましたが、このような取り組みにより、R４の決算においてわずかではありますが印刷物にかかる費用は縮小されました。二番煎じの部分が多く、なかなか画期的なアイデアを出すまで至ってはおりませんが、今後も会議をペーパーレス化するなど、可能な限り更なる費用の縮減に向けた方策を考えているところです。 Tachy 新着情報NEWS 2024年05月18日 ブログ 北空知の圃場から 2024年05月18日 ブログ 5月18日(土)の集出荷状況について 2024年05月15日 ブログ 5月15日(水)の集出荷状況について 2024年05月13日 ブログ 5月13日(月)の集出荷状況について 2024年05月09日 ブログ KaWaの近況報告 カテゴリ一覧 お知らせ ブログ 　 --> ホーム お知らせ＆ブログ 花き生産組合について 品種一覧 アクセス 組合員専用情報 サイトマップ 〒074-0015 北海道深川市メム10号線山3線 TEL:0164-26-2800　FAX:0164-26-2801 © 2024 北空知広域連（北育ち元気村花き生産組合）All Rights Reserved.